第一章  总则

第一条 为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥人事档案在建设高素质专业化教职工队伍中的重要作用，推动人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号）、《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号），结合本校实际，制定本办法。

第二条 人事档案是党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映教职员工个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

第三条 人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

第四条 人事档案管理工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理，改革创新，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

第五条 人事档案工作应当遵循下列原则：

（一）党管干部、党管人才；

（二）依规依法、全面从严；

（三）分级负责、集中管理；

（四）真实准确、完整规范；

（五）方便利用、安全保密。

第六条 本办法适用于本校教职员工人事档案管理工作。

第二章  管理体制和职责

第七条 人力资源部主管全校人事档案工作，建立健全规章制度和工作机制，配齐配强工作力量，组织开展宣传指导、协调服务和监督检查等工作。

第八条 人事档案室负责集中管理学校教职员工人事档案，配齐专门的档案管理人员，每管理1000卷档案一般应配备1名专职工作人员。

人事档案工作岗位的职责包括：

（一）负责人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；

（二）负责人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作；

（三）配合有关方面调查涉及人事档案的违规违纪违法行为；

（四）办理其他有关事项。

第九条 人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由人力资源部另行指定专人管理。

第十条 应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员从事人事档案工作。强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。

人事档案工作人员应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。对于表现优秀的人事档案工作人员，应当注重培养使用。

第三章 内容和分类

第十一条 人事档案内容根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要确定，保证真实准确、全面规范、鲜活及时。

第十二条 人事档案主要内容和分类包括：

（一）履历类材料。主要有《干部履历表》和教职员工简历等材料。

（二）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

（三）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核、工作鉴定、重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。

（五）政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，教职员工基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。

（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。

（七）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

（八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书，裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对教职员工有失诚信，违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。

（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。

（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。

人事档案材料具体内容和分类标准由中央组织部确定。

第十三条 各部门、教学教辅单位和其他组织及个人应当按照各自职责，共同做好人事档案内容建设。

 各部门、各教学教辅单位是人事档案材料的重要形成部门，负责按要求规范制作档案材料，认真审核档案信息，在材料形成后1个月内主动向人事档案室移交。

教职员工本人是人事档案信息的重要来源，必须按组织人事部门的要求，真实准确、完整规范地填写材料中相关信息。

第四章 日常管理

第十四条 人事档案的日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。日常管理工作中，应当执行国家档案管理的有关法律法规，接受同级档案行政管理部门的业务监督和指导。                                     

第十五条 人事档案分为正本和副本。

首次参加工作被我校录用的教职员工，由人事档案室以其中学以来的学籍、奖惩、自传、入团、入党、录用和聘用等材料为基础，建立档案正本，并负责管理。人事档案室根据工作需要，可以建立教职员工人事档案副本，并负责管理。正本有关材料和信息变更时，副本应当相应变更。

发现人事档案丢失或者损毁的，必须立即向人事档案管理部门报告，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报人事档案管理部门批准，由人事档案室协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。

第十六条 人事档案管理部门应按照预防为主，防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要求建设人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。

第十七条 人事档案管理权限发生变动，需转出人事档案时，应当对档案资料进行认真核对整理，保证档案内容真实准确、资料齐全完整，并在2个月内完成转递；外单位转入本单位的人事档案，应当认真审核，严格把关，在接到人事档案2个月内完成审核入库。教职员工出现辞职、出国不归或者被辞退、解除（终止）聘用合同、开除公职等情况，在有关部门对当事人作出结论意见或者处理处分，经保密审查后，应按相关规定将档案转递至相应的人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。接收单位不得无故拒绝接收人事档案。

转递人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。

因行政区划调整、机构改革等原因单位撤销合并、职能划转、职责调整等，人事档案管理部门应当制定人事档案移交工作方案，编制移交清单，按照有关要求及时移交人事档案。

教职员工死亡5年后，其人事档案移交学校综合档案室保管。

第十八条 按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立安全、便捷、高效的人事档案信息化管理体系。

第十九条 定期对人事档案日常管理、基础设施和队伍建设等工作情况进行统计、分析、研判，加强档案资源科学管理。

第二十条 各单位及个人，对属于国家秘密、工作秘密、个人隐私的人事档案材料和信息，应当严格保密，按照国家有关法律规定进行管理。

第二十一条 人事档案室按照相关标准和要求，及时收集材料，鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备等；对于应当归档的材料准确分类，逐份编写材料目录，整理合格后，一般应当在2个月内归档。

第五章 利用和审核

第二十二条 人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用，体现凭证价值。

人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。

第二十三条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅人事档案：

（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

（二）教职员工录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退（离）休、社会保险、治丧等；

（三）人才引进、培养、评选、推送等；

（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，涉嫌违法违纪犯罪的调查取证、案件查办等；

（五）经具有教职员工管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；

（六）教职员工日常管理中，熟悉了解教职员工，研究、发现和解决有关问题等；

（七）其他因工作需要利用的事项。

教职员工本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关教职工个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。

复制、摘录的档案材料，应当按照有关要求管理和使用。

第二十四条 查阅人事档案按照以下程序和要求进行：

（一）查阅单位如实填写人事档案查阅审批资料，按照审批程序报人力资源部负责人审批通过后方可查阅利用；

（二）查阅人事档案应当2人以上，一般均为党员；

（三）人事档案工作机构应当按照程序审批；

（四）在规定时限内查阅。

第二十五条 人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时人事档案室应当认真核对档案材料。

第二十六条 人事档案审核应坚持“凡提必审”、“凡进必审”、教职工管理权限发生变化的“凡转必审”。在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流、人才引进、军队转业（复员）安置、档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好人事档案审核工作。

第二十七条 人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核教职员工的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实，档案材料是否齐全，档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响教职员工使用的情形等。

第二十八条 人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及教职员工个人信息重新认定的，及时通知教职员工本人。

凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。

第六章 纪律和监督

第二十九条 开展人事档案管理工作必须遵守以下纪律：

（一）严禁篡改，伪造人事档案；

（二）严禁提供虚假材料、不如实填报人事档案信息；

（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的人事档案材料；

（四）严禁利用职务，工作上的便利，直接实施档案造假、授意、指使、纵容、默许他人档案造假、为档案造假提供方便、或者在知情后不及时向组织报告；

（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；

（六）严禁擅自抽取、撤换、添加人事档案材料；

（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送人事档案；

（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁人事档案；

（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅人事档案；

（十）严禁擅自将教职员工人事档案带出国（境）外；

（十一）严禁泄露或者擅自对外公开教职员工人事档案内容。

第三十条 党委及组织人事部门对人事档案管理工作和本办法实施情况进行监督检查。

纪检监察部门按照有关规定，对人事档案工作进行监督检查。

第三十一条 在人事档案管理工作中，必须严格执行本办法，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。

各单位、各部门和党员、干部、群众对人事档案工作中的违纪违规行为，有权向党委及组织人事部门、纪检监察部门举报或申诉，受理部门应按照有关规定查核处理。

第三十二条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正，根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。

第七章 附则

第三十三条 本办法由人力资源部负责解释，自发文之日起实施，原《广州体育学院人事档案管理办法（试行）》（广体〔2015〕66号）同时废止。